Las soluciones prácticas

Existen algunos enfoques que realmente funcionan para aceptar pagos:

1. Aléjate de las transferencias manuales.

Las transferencias bancarias parecen simples, pero generan dolores de cabeza interminables de conciliación. Alguien envía dinero, tienes que revisar tu estado de cuenta, confirmar de quién proviene y marcar manualmente la reserva como pagada. Si el huésped cancela, los reembolsos son igual de complicados.

Usar enlaces de pago es más fácil. Puedes enviar un enlace por WhatsApp o correo electrónico para un depósito, y el huésped puede pagar al instante con tarjeta o método local.

Tab es una forma de hacer esto: genera enlaces de pago personalizados que manejan automáticamente la conversión de moneda y las confirmaciones.

2. Mantén todo conectado a tu sistema de propiedad.

La mayor pérdida de tiempo para el personal es volver a ingresar datos de pago. Si tus pagos y reservaciones están en lugares diferentes, siempre estarás emparejando números.

Los sistemas de gestión de propiedades como Cloudbeds ayudan porque los pagos se registran directamente en el folio. Puedes cobrar depósitos, tomar saldos a la llegada y ver todo vinculado a la reservación.

Si utilizas algo como Tab junto a eso, los dos pueden trabajar juntos: los pagos realizados a través de Tab aparecen automáticamente en Cloudbeds.

3. Ofrece los métodos locales adecuados.

En la mayoría de las regiones, los huéspedes locales no quieren usar tarjetas internacionales. Los brasileños usan Pix. Los kenianos usan M-Pesa. Los indios usan UPI. Los huéspedes confían en los sistemas que ya utilizan todos los días. Muchas plataformas de pago ahora admiten tanto métodos locales como tarjetas.

Con Tab, por ejemplo, puedes aceptar pagos con tarjeta de huéspedes internacionales y métodos locales donde estén disponibles, todo en un solo lugar. Te ayuda a evitar perder reservas nacionales solo porque solo aceptas Visa.

4. Maneja las OTAs y las tarjetas virtuales de manera limpia.

Las agencias de viajes en línea a menudo envían pagos a través de tarjetas de crédito virtuales (VCC). Es una forma segura y automatizada de recibir pago, pero necesitas un proceso que asocie esos pagos a las reservaciones. Cloudbeds y sistemas similares manejan esto automáticamente. Si no usas un PMS, al menos establece una rutina simple para conciliar pagos de OTAs semanalmente, para que siempre sepas qué falta.

5. Reduce las inasistencias con depósitos y tarjeta en archivo.

Las inasistencias son costosas. La solución más fácil es cobrar un depósito por adelantado o almacenar una tarjeta de manera segura en el momento de la reserva. Las herramientas de pago diseñadas para viajes, como Tab, te permiten cargar tarjetas o tomar pagos por adelantado. Incluso un pequeño depósito reduce drásticamente las cancelaciones de último minuto.

6. Haz que los reembolsos y el manejo de divisas sean predecibles.

Una de las mayores frustraciones para los huéspedes y anfitriones es la falta de claridad en el tiempo de reembolso y las tasas de cambio inesperadas. Elige un proveedor que te permita liquidar en tu moneda local pero mostrar precios en la del huésped.

Así es como funciona Tab: los huéspedes ven su moneda, tú recibes la tuya, y ambas partes saben exactamente qué esperar. Elimina conversaciones incómodas y disputas de reembolsos más tarde.

Cuando todo se junta

La diferencia es inmediata una vez que los pagos dejan de ser improvisados. Los huéspedes pueden pagar desde su teléfono antes de llegar. El personal no tiene que perseguir transferencias o revisar estados de cuenta. Tus informes en realidad coinciden con tus reservaciones.

Una configuración típica podría ser así:

• Cloudbeds para tus operaciones y folios.

• Tab para pagos de cara al huésped: depósitos, enlaces de WhatsApp, tarjetas y métodos locales.

• Pagos de OTAs manejados automáticamente a través de tarjetas virtuales.

Todo apunta a la misma reserva, y finalmente puedes cerrar el mes sin horas de conciliación.

Por qué esto importa

La mayoría de los pequeños negocios de alojamiento pasan demasiado tiempo resolviendo problemas de pago que deberían ser invisibles. Una buena configuración mejora el flujo de caja, reduce las inasistencias y hace que los huéspedes se sientan más seguros al reservar directamente.

Los pagos son parte de la experiencia del huésped. Cuando es fácil para alguien pagarte —en su propia moneda, utilizando el método que prefieren— se establece el tono para todo lo que sigue.