Comment les entreprises d'hébergement sont réellement payées
Comment les entreprises d'hébergement sont réellement payées
Conseils pour les entreprises
Si vous gérez un petit hôtel, une auberge ou une maison d'hôtes en Amérique du Sud, en Afrique ou en Asie, vous savez déjà que les paiements sont un casse-tête. Les clients réservent via tous les canaux possibles – Booking.com, WhatsApp, Instagram, en visiteurs spontanés – et chacun s'attend à payer d'une manière différente. Certains veulent payer un acompte, d'autres disent qu'ils paieront à leur arrivée, et certains se présentent avec de l'argent liquide dans la mauvaise devise. Pour les réservations, vous encaissez de l'argent pour quelque chose qui n'a pas encore eu lieu. Cela signifie qu'il y aura des acomptes, des soldes, des annulations et des remboursements à gérer. Les cartes échouent, les transferts se perdent et le personnel doit faire correspondre chaque paiement à une réservation dans votre système.
Les solutions pratiques
Il existe quelques approches qui fonctionnent réellement pour accepter les paiements :
1. S'éloigner des virements manuels.
Les virements bancaires semblent simples, mais ils créent des maux de tête sans fin lors de la réconciliation. Quelqu'un envoie de l'argent, vous devez vérifier votre relevé, confirmer qui l'a envoyé et marquer manuellement la réservation comme payée. Si le client annule, les remboursements sont tout aussi douloureux.
Utiliser des liens de paiement est plus facile. Vous pouvez envoyer un lien via WhatsApp ou email pour un acompte, et le client peut payer instantanément par carte ou méthode locale.
Tab est un moyen de le faire : il génère des liens de paiement personnalisés qui gèrent automatiquement la conversion de devise et les confirmations.
2. Gardez tout connecté à votre système de gestion de propriété.
La plus grande perte de temps pour le personnel est la saisie répétée des données de paiement. Si vos paiements et réservations se trouvent dans des endroits différents, vous serez toujours en train de faire correspondre les chiffres.
Les systèmes de gestion de propriétés comme Cloudbeds aident car les paiements sont directement intégrés dans le folio. Vous pouvez facturer des acomptes, prendre les soldes à l'arrivée et voir tout ce qui est lié à la réservation.
Si vous utilisez quelque chose comme Tab en parallèle, les deux peuvent fonctionner ensemble – les paiements effectués via Tab apparaissent automatiquement dans Cloudbeds.
3. Offrez les bonnes méthodes locales.
Dans la plupart des régions, les clients locaux ne veulent pas utiliser de cartes internationales. Les Brésiliens utilisent Pix. Les Kenyans utilisent M-Pesa. Les Indiens utilisent UPI. Les clients font confiance aux systèmes qu'ils utilisent déjà tous les jours. De nombreuses plateformes de paiement prennent désormais en charge à la fois les méthodes locales et les cartes.
Avec Tab, par exemple, vous pouvez accepter les paiements par carte des clients internationaux et des méthodes locales là où c'est possible, le tout au même endroit. Cela vous aide à éviter de perdre des réservations domestiques simplement parce que vous n'acceptez que Visa.
4. Gérez proprement les OTAs et les cartes virtuelles.
Les agences de voyage en ligne envoient souvent des paiements par cartes de crédit virtuelles (VCC). C'est un moyen sécurisé et automatisé de se faire payer, mais vous avez besoin d'un processus qui fait correspondre ces paiements aux réservations. Cloudbeds et des systèmes similaires gèrent cela automatiquement. Si vous n'utilisez pas de PMS, mettez en place au moins une routine simple pour rapprocher les paiements OTA chaque semaine, afin de toujours savoir ce qui manque.
5. Réduisez les absences avec des acomptes et une carte en dossier.
Les absences coûtent cher. La solution la plus simple est de collecter un acompte à l'avance ou de stocker une carte de manière sécurisée au moment de la réservation. Les outils de paiement conçus pour le voyage, comme Tab, vous permettent de facturer des cartes ou de percevoir des paiements à l'avance. Même un petit acompte réduit considérablement les annulations de dernière minute.
6. Rendez les remboursements et la gestion des devises prévisibles.
L'une des plus grandes frustrations pour les clients et les hôtes est l'incertitude des délais de remboursement et des taux de change inattendus. Choisissez un fournisseur qui vous permet de régler dans votre devise locale mais d'afficher les prix dans celle du client.
C'est ainsi que fonctionne Tab : les clients voient leur devise, vous recevez la vôtre, et les deux parties savent exactement à quoi s'attendre. Cela élimine les conversations gênantes et les litiges de remboursement par la suite.
Quand tout se met en place
La différence est immédiate une fois que les paiements cessent d'être ad hoc. Les clients peuvent payer depuis leur téléphone avant leur arrivée. Le personnel n'a pas à courir après les virements ou à vérifier les relevés. Vos rapports s'alignent réellement avec vos réservations.
Une configuration typique pourrait ressembler à ceci :
Cloudbeds pour vos opérations et vos folios.
Tab pour les paiements orientés client - acomptes, liens WhatsApp, cartes et méthodes locales.
Paiements OTA gérés automatiquement via des cartes virtuelles.
Tout pointe vers la même réservation, et vous pouvez enfin clôturer le mois sans des heures de rapprochement.
Pourquoi cela compte
La plupart des petites entreprises d'hébergement passent beaucoup trop de temps à résoudre des problèmes de paiement qui devraient être invisibles. Une bonne configuration améliore la trésorerie, réduit les absences et rend les clients plus confiants pour réserver directement.
Les paiements font partie de l'expérience client. Quand il est facile pour quelqu'un de vous payer – dans leur propre devise, avec la méthode qu'ils préfèrent – cela donne le ton pour tout ce qui suit.
